Conservazione Legale e Fatturazione Elettronica

Tra gli obiettivi di budget individuati dalle direzioni aziendali, figura un progetto trasversale denominato “Governo Clinico”, i cui contenuti sono molto vasti e soprattutto inerenti l’area sanitaria. Indubbiamente però, il governo di qualsiasi processo richiede una base informativa che rappresenti il processo stesso e che quindi conforti le decisioni assunte e la prassi operativa.

Caratteristiche

Conservazione a valore legale come scelta di efficienza

Il traguardo finale di un sistema di Conservazione, l’eliminazione della carta, è un traguardo quasi ideologico. Al contrario, il principale motivo che può indurre una struttura sanitaria ad adottare un sistema di Conservazione è molto concreto: abbattere alcune voci di spesa:

  • Ore-uomo per archiviazione, ricerca e copia dei documenti Clinici
  • Carta e consumabili
  • Spazio per l’archiviazione
La Conservazione, inoltre, porta benefici anche a livello organizzativo, in termini di tempi di ricerca dei documenti, di sicurezza rispetto alla contraffazione, di minore deterioramento. Inoltre risulta molto semplice fornire Opponibilità a Terzi relativamente a tutti i dati clinici registrati nel sistema.

La soluzione proposta

la procedura Saxos è integrata con un modulo di conservazione a valore legale, al quale delega la creazione dei pacchetti di versamento e di conservazione. Saxos funge quindi da produttore di documenti destinati allo strumento di conservazione.
Saxos pilota il flusso documentale garantendo al contempo il tracciamento dello stato del singolo documento. Il processo di produzione dei documenti è totalmente trasparente al produttore, a meno della richiesta di apporre la firma digitale che diventa quindi obbligatoria. La procedura Saxos, attraverso il modulo Conservazione, è in grado di conservare secondo le direttive di legge diverse classi di documenti:

  • Consensi (trattamento medico, privacy..)
  • Documenti di Cartella Clinica Elettronica (Referti, Diario Clinico, Schede di Dimissione Ospedaliera, ecc.)
  • Fatture
Il Responsabile della Conservazione

La Conservazione a valore legale prevede che all’interno dell’organigramma aziendale si individui una figura di Responsabile, al quale verrà affidata la mansione di portare in Conservazione i documenti generati dal sistema informatico.

La suddivisione dei ruoli

prevista dalla Legge si riflette nella separazione tra la procedura Saxos e il modulo esterno, il quale mette a disposizione del Responsabile un’interfaccia Web per creare pacchetti di conservazione, sui quali apporre la firma digitale e la marcatura temporale.

Alcune maschere

Documento-Clinico

Documento Clinico

Fattura

Fattura