Exposanità 2022
Il modulo Conservazione è stato sviluppato per compiere un passo verso una maggiore efficienza economica ed organizzativa delle procedure operative della struttura sanitaria.L’analisi dei processi la evidenziato la possibilità di intervenire nel flusso informativo allo scopo di produrre documenti con firma digitale e marca temporale.
Un flusso di documenti con queste caratteristiche ha le carte in regola per alimentare un processo di Conservazione a valore legale, che oggi gode di un supporto legislativo moderno e coerente
Conservazione a valore legale come scelta di efficienza
Il traguardo finale di un sistema di Conservazione, l’eliminazione della carta, è un traguardo quasi ideologico. Al contrario, il principale motivo che può indurre una struttura sanitaria ad adottare un sistema di Conservazione è molto concreto: abbattere alcune voci di spesa:
- Ore-uomo per archiviazione, ricerca e copia dei documenti Clinici
- Carta e consumabili
- Spazio per l’archiviazione
La Conservazione, inoltre, porta benefici anche a livello organizzativo, in termini di tempi di ricerca dei documenti, di sicurezza rispetto alla contraffazione, di minore deterioramento. Inoltre risulta molto semplice fornire Opponibilità a Terzi relativamente a tutti i dati clinici registrati nel sistema.
La soluzione proposta
La procedura Saxos è integrata con un modulo di conservazione a valore legale, al quale delega la creazione dei pacchetti di versamento e di conservazione. Saxos funge quindi da produttore di documenti destinati allo strumento di conservazione.
Saxos pilota il flusso documentale garantendo al contempo il tracciamento dello stato del singolo documento. Il processo di produzione dei documenti è totalmente trasparente al produttore, a meno della richiesta di apporre la firma digitale che diventa quindi obbligatoria.
La procedura Saxos, attraverso il modulo Conservazione, è in grado di conservare secondo le direttive di legge diverse classi di documenti:
- Consensi (trattamento medico, privacy..)
- Documenti di Cartella Clinica Elettronica (Referti, Diario Clinico, Schede di Dimissione Ospedaliera, ecc.)
- Fatture
Il Responsabile della Conservazione
La Conservazione a valore legale prevede che all’interno dell’organigramma aziendale si individui una figura di Responsabile, al quale verrà affidata la mansione di portare in Conservazione i documenti generati dal sistema informatico.
La suddivisione dei ruoli
Prevista dalla Legge si riflette nella separazione tra la procedura Saxos e il modulo esterno, il quale mette a disposizione del Responsabile un’interfaccia Web per creare pacchetti di conservazione, sui quali apporre la firma digitale e la marcatura temporale.
